Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 5 sierpnia 2026 r. 

1. Kto przetwarza Twoje dane 

Administratorem Twoich danych osobowych jest INNOTAX TECHNOLOGY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Marcina Kasprzaka 31 lok. 119, 01-234 Warszawa, KRS 0001237466, NIP 5273205442, REGON 543836896. 

„cap.innovo” jest marką i nazwą produktu należącego do Administratora i nie stanowi odrębnego administratora danych. 

W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem hello@capinnovo.ai albo listownie na adres siedziby. 

2. Czego dotyczy ta Polityka 

Polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osób korzystających z publicznej strony https://capinnovo.ai — przeglądających ją, wysyłających formularz „Umów demo”, prowadzących z nami korespondencję, zapisujących się na newsletter, webinary i wydarzenia oraz pobierających udostępniane materiały. 

Polityka nie dotyczy aplikacji dostępnej pod adresem https://app.capinnovo.ai.  

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania 

Cel przetwarzania Podstawa prawna Zakres danych Okres przechowywania 
Obsługa zapytania z formularza „Umów demo”, korespondencji i umówienie prezentacji systemu Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy Imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, rodzaj podmiotu lub rola, treść wiadomości Przez czas prowadzenia rozmów, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy – do 24 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu 
Prowadzenie CRM: przypisywanie zgłoszeń, dokumentowanie historii kontaktu, zadania i wewnętrzne statystyki sprzedaży Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na sprawnej organizacji sprzedaży i zachowaniu ciągłości obsługi Dane kontaktowe i zawodowe, status leada, historia kontaktu, przypisany opiekun, zadania Do 24 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu; w razie zawarcia umowy – przez czas jej wykonywania i okres przedawnienia roszczeń 
Newsletter i marketing bezpośredni pocztą elektroniczną Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej Imię, adres e-mail, dane dotyczące udzielonej zgody, informacje o otwarciach wiadomości i kliknięciach w zawarte w nich linki Do wycofania zgody, nie dłużej niż 3 lata od ostatniej aktywnej interakcji 
Rejestracja i obsługa bezpłatnych webinarów, wydarzeń i spotkań online Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na organizacji wydarzenia i obsłudze uczestników Imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, informacje organizacyjne Do 12 miesięcy od zakończenia wydarzenia 
Udostępnianie zamówionych raportów, checklist i innych materiałów Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – realizacja świadczenia zamówionego przez Ciebie Imię, adres e-mail, nazwa firmy Do 12 miesięcy od udostępnienia materiału 
Analityka strony – pomiar ruchu i sposobu korzystania z podstron (Google Analytics 4) Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej Identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce, informacje o odwiedzanych podstronach Dane na poziomie użytkownika i zdarzenia — 14 miesięcy; dane zagregowane w raportach standardowych — bezterminowo, bez możliwości powiązania z konkretną osobą; cookies zgodnie z wykazem w panelu ustawień 
Zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa strony, diagnozowanie błędów, przeciwdziałanie nadużyciom Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i ciągłości działania strony Adres IP, data i godzina żądania, adres URL, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, informacje o błędach i nietypowej aktywności Logi serwera — do zakończenia cyklu rotacji stosowanego przez dostawcę hostingu, nie dłużej niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały; dane dotyczące konkretnego incydentu — do czasu jego wyjaśnienia 
Rejestrowanie i wykazywanie zgód dotyczących cookies Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO – obowiązek wykazania zgody Identyfikator zgody, status zgody, data i godzina, kraj, pseudonimizowany adres IP, wybrane preferencje dotyczące kategorii cookiesDo 5 lat od zarejestrowania zgody, nie dłużej jednak niż jest to niezbędne do wykazania faktu i zakresu jej udzielenia
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora Dane zgromadzone w pozostałych celach, w zakresie niezbędnym do wykazania przebiegu relacji Cel ten aktywuje się wyłącznie, gdy roszczenie powstanie lub pojawi się realne ryzyko sporu. Wówczas — do upływu przedawnienia, co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, a w razie sporu do jego prawomocnego zakończenia 

Jeżeli kontaktujesz się z nami jako pracownik lub przedstawiciel firmy, a ewentualna umowa miałaby zostać zawarta z tą firmą, a nie z Tobą, podstawą przetwarzania Twoich danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i rozwijaniu relacji biznesowych. 

Jeżeli nie powstało roszczenie ani realne ryzyko sporu, upływ okresu wskazanego w tabeli oznacza usunięcie danych — cel związany z roszczeniami nie przedłuża go automatycznie. 

Dane usunięte z systemów produkcyjnych mogą pozostawać w kopiach zapasowych do zakończenia cyklu ich nadpisywania. W tym okresie nie wykorzystujemy ich do żadnych innych celów i przywracamy wyłącznie w razie awarii. 

Dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie — z formularzy i korespondencji — oraz automatycznie z Twojego urządzenia w zakresie niezbędnym do działania i zabezpieczenia strony, a po wyrażeniu zgody także do analityki. Jeżeli przedstawiciel organizacji przekazuje nam dane innych osób biorących udział w kontakcie, informujemy te osoby przy pierwszym kontakcie, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania danych. 

Podanie danych jest dobrowolne, ale pola oznaczone w formularzu jako wymagane są niezbędne do jego wysłania i obsługi sprawy. Zgoda na newsletter jest całkowicie dobrowolna i nie warunkuje żadnej innej funkcji strony. Odmowa zgody na cookies analityczne nie ogranicza dostępu do treści i podstawowych funkcji serwisu. 

Prosimy, aby nie przesyłać przez formularze danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), danych dotyczących wyroków skazujących, dokumentów poufnych, dokumentacji księgowej i kadrowej ani danych osób trzecich, jeżeli nie są niezbędne do obsługi sprawy. 

4. Newsletter i marketing elektroniczny 

Zapis do newslettera odbywa się przez niezaznaczony domyślnie checkbox i mechanizm double opt-in. Przesyłanie informacji handlowej na adres e-mail wymaga — niezależnie od podstawy wynikającej z RODO — uprzedniej zgody na podstawie art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. 

Wiadomości newsletterowe zawierają mechanizmy pozwalające ustalić, czy wiadomość została otwarta i w które linki kliknięto. Wykorzystujemy te informacje do oceny skuteczności wysyłek oraz do ustalenia, czy nadal jesteś zainteresowany otrzymywaniem newslettera. Pomiar ten objęty jest zgodą, o której mowa powyżej. 

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili: przez link rezygnacji w wiadomości albo e-mailem na hello@capinnovo.ai. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej i nie wiąże się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami. 

Wysłanie formularza „Umów demo”, rejestracja na webinar ani pobranie materiału nie oznaczają zapisu do newslettera. Kontakt dotyczący konkretnego zapytania nie jest cyklicznym marketingiem. 

5. Odbiorcy danych 

Korzystamy z dostawców usług, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie, na podstawie zawartych umów powierzenia: 

  • GoDaddy.com, LLC (Stany Zjednoczone) — infrastruktura hostingowa strony 
  • Microsoft Ireland Operations Limited — poczta elektroniczna i Microsoft 365 
  • Alaio Cloud Limited (Cypr) — operator usługi Bitrix24, wykorzystywanej przez nas jako system CRM 
  • Google Ireland Limited — Google Analytics 4 i Google Tag Manager 
  • CookieYes Limited (Wielka Brytania) — zarządzanie zgodami na cookies 
  • OpenAI Ireland Ltd — narzędzia sztucznej inteligencji, w zakresie opisanym w pkt 8 
  • MailerLite Limited (Irlandia) — system do obsługi newslettera; dane przetwarzane na serwerach w Unii Europejskiej 
  • podmioty świadczące na naszą rzecz usługi programistyczne, serwisowe i techniczne 

Dane mogą być ponadto udostępniane kancelariom prawnym, doradcom i podmiotom księgowym obsługującym Administratora, a także organom publicznym i sądom, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa. 

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy 

Część naszych dostawców przetwarza dane poza EOG lub korzysta z podprocesorów mających siedzibę poza EOG. 

  • GoDaddy.com, LLC, Google i Microsoft — przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework, a uzupełniająco na podstawie standardowych klauzul umownych. 
  • OpenAI — podmiotem umownym dla klientów z EOG jest OpenAI Ireland Ltd. Przekazywanie danych do Stanów Zjednoczonych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych stanowiących część zawartej umowy powierzenia. 
  • Alaio Cloud Limited (Bitrix24) — dane z naszej instancji przechowywane są w Unii Europejskiej; ewentualne przekazania poza EOG odbywają się na podstawie standardowych klauzul umownych. 
  • CookieYes Limited ma siedzibę w Wielkiej Brytanii, objętej decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony. 
  • MailerLite Limited — jako podmiot z siedzibą w Irlandii przetwarza dane subskrybentów newslettera wyłącznie na serwerach w Unii Europejskiej; dane te nie są przekazywane poza EOG. 
  • W pozostałych przypadkach podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską. 

7. Cookies i podobne technologie 

Cookies to niewielkie informacje zapisywane przez przeglądarkę na Twoim urządzeniu podczas korzystania ze strony. Stosujemy je w czterech kategoriach: 

  • Niezbędne — konieczne do działania strony, jej bezpieczeństwa oraz zapamiętania Twoich decyzji dotyczących zgód. Zgodnie z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej ich stosowanie nie wymaga zgody. 
  • Funkcjonalne — umożliwiają dodatkowe funkcje strony; wymagają zgody. 
  • Analityczne — Google Analytics 4; uruchamiają się wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody. 
  • Marketingowe — obecnie nie stosujemy pikseli reklamowych. Ich ewentualne wdrożenie zostanie poprzedzone aktualizacją niniejszej Polityki. 

Zgodami zarządzamy przy pomocy CookieYes. Przy pierwszej wizycie banner pozwala zaakceptować wszystkie kategorie opcjonalne, odrzucić je albo ustawić indywidualne preferencje; kategorie opcjonalne nie są zaznaczone domyślnie. Swoją decyzję możesz zmienić w każdej chwili przez stale dostępny panel ustawień cookies. Skrypty wymagające zgody, w tym tagi analityczne uruchamiane przez Google Tag Manager, pozostają zablokowane do czasu jej uzyskania (Google Consent Mode w wariancie podstawowym). 

Aktualny wykaz stosowanych cookies — z nazwą, dostawcą, celem, kategorią i czasem działania — znajdziesz w panelu ustawień cookies dostępnym na każdej podstronie serwisu. 

Możesz też zarządzać cookies przez ustawienia swojej przeglądarki, przy czym blokowanie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony. 

8. Narzędzia sztucznej inteligencji 

Upoważniony personel może korzystać z firmowych narzędzi OpenAI do wewnętrznego wsparcia przy uporządkowaniu informacji o zapytaniu i przygotowaniu projektu dalszej komunikacji. Nie istnieje automatyczna integracja pomiędzy stroną, formularzem, pocztą lub CRM a tymi narzędziami — informacje wprowadza ręcznie upoważniony członek personelu. 

Stosujemy zasadę minimalizacji: do narzędzi AI trafiają informacje anonimowe lub pseudonimizowane, takie jak branża, rodzaj i orientacyjna wielkość podmiotu, zakres zainteresowania produktem, etap sprzedaży czy wewnętrzny identyfikator leada. Nie przekazujemy tam danych kontaktowych, załączników, pełnej historii korespondencji ani danych szczególnych kategorii. 

Jeżeli w konkretnym przypadku do narzędzia zostaną przekazane dane osobowe, podstawą ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na usprawnieniu obsługi zapytań i poprawie jakości obsługi.  

Wynik pracy narzędzia ma charakter wyłącznie pomocniczy i jest weryfikowany przez człowieka. 

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie 

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie stosujemy profilowania reklamowego.  

10. Twoje prawa 

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo: 

  • dostępu do danych i uzyskania ich kopii; 
  • sprostowania danych; 
  • usunięcia danych; 
  • ograniczenia przetwarzania; 
  • przenoszenia danych — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany; 
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. 

Prawo sprzeciwu. Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją — wobec przetwarzania Twoich danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli przetwarzamy dane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw możesz wnieść w każdej chwili i bez podawania przyczyny — wówczas zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych w tym celu. 

Wnioski dotyczące swoich praw możesz kierować na adres hello@capinnovo.ai. 

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. 

11. Bezpieczeństwo danych 

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i związanego z nimi ryzyka, w szczególności: ograniczanie dostępu i nadawanie imiennych upoważnień, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, szyfrowaną transmisję strony, minimalizację zakresu przetwarzanych danych, bieżące aktualizowanie systemów, procedury reagowania na incydenty oraz szkolenia osób mających dostęp do danych. 

12. Zmiany Polityki 

Politykę możemy aktualizować, w szczególności w razie zmiany przepisów, sposobu działania strony, dostawców usług albo wdrożenia nowych narzędzi analitycznych lub marketingowych. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na capinnovo.ai wraz z datą ostatniej aktualizacji.